سياسة إدارة الأصول والمرافق

تلتزم الجامعة العربية الأمريكية بالحفاظ على نظام متكامل وفعّال لإدارة المعدات والأجهزة والمرافق. وتلتزم الجامعة بالمبادئ والالتزامات التالية:

1. اقتناء المعدات والأجهزة

   • تضمن الجامعة العربية الأمريكية أن يتم شراء المعدات والأجهزة وفقًا للخطط المالية المعتمدة والمواصفات الفنية ولوائح الشراء الجامعية.

   • يجب أن تتوافق جميع المعدات المشتراة مع الاحتياجات الأكاديمية أو البحثية أو الإدارية وأن تستوفي معايير السلامة والجودة.

   • ينبغي أن تراعي قرارات الشراء كفاءة الطاقة والقيمة طويلة الأجل والاستدامة مع إعطاء الأفضلية للموردين الحاصلين على شهادات الاستدامة البيئية.

      

2. التسجيل والترقيم وإدارة الأصول

   • يجب تسجيل جميع المعدات والأجهزة في نظام إدارة الأصول بالجامعة وتخصيص رمز تعريف فريد لها، بما في ذلك المعدات المادية والأصول الرقمية مثل الخوادم وأجهزة تكنولوجيا المعلومات والبرامج المرخصة.

   • يجب ربط كل جهاز بجهة مسؤولة عنه (كلية أو قسم أو مختبر أو وحدة).

   • تُجري الجامعة العربية الأمريكية عمليات فحص دورية للأصول بما في ذلك تدقيق مادي سنوي لضمان الدقة والمساءلة والتوثيق السليم.

   • يتطلب أي نقل للمعدات بين الوحدات موافقة مسبقة وتحديثًا رسميًا في نظام إدارة الأصول.

      

3. مسؤولية الاستخدام والحفظ

   • يجب استخدام معدات وأجهزة ومرافق الجامعة العربية الأمريكية حصريًا للأغراض الأكاديمية أو البحثية أو السريرية أو الإدارية المصرح بها.

   • كل كلية أو قسم أو مختبر أو وحدة إدارية مسؤولة عن حفظ المعدات المخصصة لها واستخدامها الأمثل والتعامل السليم معها.

   • يجب على المستخدمين تشغيل المعدات وفقًا لكتيبات الشركة المصنعة وبروتوكولات السلامة وإرشادات الجامعة.

   • يُمنع منعًا باتًا الاستخدام غير المصرح به أو إساءة استخدام المعدات أو التعامل معها بإهمال.

      

4. الصيانة والمعايرة والدعم الفني

   • تضمن الجامعة العربية الأمريكية الصيانة الوقائية الدورية للمعدات والأجهزة وفقًا لجداول الصيانة المعتمدة وتوصيات الموردين.

   • يجب الإبلاغ فورًا عن جميع أعطال أو إصلاحات المعدات إلى الإدارة أو القسم الفني المختص.

   • يجب على المختبرات والعيادات ووحدات البحث الاحتفاظ بسجلات صيانة محدّثة بما في ذلك سجلات معايرة الأجهزة العلمية أو الطبية.

   • يجب توفير دعم فني مخصص و/أو اتفاقيات خدمة فعّالة للمعدات ذات الأولوية العالية أو الحساسة (مثل الأجهزة الطبية وأنظمة الحوسبة عالية الأداء) لضمان استمرارية توفرها.

      

5. معايير السلامة والتدريب والتشغيل

   • يجب على المستخدمين إكمال التدريب على السلامة والتشغيل قبل استخدام المعدات المتخصصة أو الخطرة (مثل الأدوات الهندسية وأجهزة المختبرات الكيميائية والأدوات الطبية).

   • تُطبّق الجامعة العربية الأمريكية التزامًا صارمًا بإرشادات الصحة والسلامة المهنية بما في ذلك متطلبات معدات الوقاية الشخصية.

   • لا يجوز استخدام المعدات التي تُشكّل مخاطر على السلامة إلا بعد فحصها واعتمادها من قِبل موظفين مُصرّح لهم.

   • يجب عرض إجراءات الطوارئ بوضوح في المختبرات وورش العمل والمرافق المتخصصة.

      

6. التخزين والأمن وحماية البيئة

   • يجب تخزين جميع المعدات في ظروف آمنة ومناسبة بيئيًا لمنع تلفها أو تدهورها.

   • يجب حماية المعدات الحساسة (مثل المعدات البيولوجية والطبية الحيوية وأنظمة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات) من الرطوبة وتقلبات درجات الحرارة والمخاطر الكهرومغناطيسية.

   • تطبق الجامعة العربية الأمريكية إجراءات أمنية مادية تشمل التخزين والمراقبة وسجلات الوصول وضوابط صلاحيات المستخدمين عند الاقتضاء.

      

7. التخلص والاستبدال والإخراج من الخدمة

   • تقييم المعدات القديمة أو التالفة أو غير العاملة من قبل لجنة فنية لتحديد ما إذا كان يلزم إصلاحها أو استبدالها أو التخلص منها.

   • يجب أن تتبع إجراءات التخلص الإرشادات البيئية والتنظيمية بما في ذلك بروتوكولات إدارة النفايات الإلكترونية عند الاقتضاء مع إعطاء الأولوية لإعادة التدوير والإدارة الآمنة للنفايات.

   • يتم إزالة المعدات التي تم إخراجها من الخدمة من نظام إدارة الأصول بعد عملية الموافقة الرسمية.

   • تتم استعادة قطع الغيار أو المكونات القيّمة وإعادة استخدامها كلما أمكن ذلك.

      

8. المساءلة والتوثيق والتدقيق

   • تُطبّق الجامعة العربية الأمريكية مبدأ المساءلة الصارمة عن فقدان المعدات أو تلفها أو التخلص منها دون إذن.

   • يجب على المسؤولين عن المعدات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لحالة المعدات وموقعها واستخدامها.

   • يُجري قسم الأصول الثابتة مراجعات دورية لضمان الامتثال لأنظمة إدارة الأصول.

   • يتم التعامل مع أي انحرافات أو مخالفات وفقًا لإجراءات المساءلة في الجامعة.

لضمان تطبيق هذه السياسة بفعالية، تقوم الجامعة العربية الأمريكية بما يلي:

1. تكليف وحدات مسؤولة تشمل إدارة المشتريات وإدارة الهندسة والصيانة وإدارات تكنولوجيا المعلومات وإدارة المستودعات ووحدات إدارة المختبرات بالإشراف على هذه السياسة وإنفاذها.
    

2. وضع إجراءات وتوجيهات واضحة تُنظم عمليات شراء وتركيب وجرد واستخدام وصيانة والتخلص من المعدات والأجهزة.
    

3. توفير برامج تدريبية وتوعوية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب حول الاستخدام الأمثل للمعدات وبروتوكولات السلامة ومسؤوليات الصيانة.
    

4. تخصيص الموارد اللازمة للصيانة والامتثال لمعايير السلامة والإدارة المستدامة للمعدات.
    

5. إجراء مراجعات وتقييمات دورية لضمان الامتثال لهذه السياسة وتحديد فرص التحسين.

يمكن استخدام المؤشرات التالية لتقييم فعالية هذه السياسة ومدى تطبيقها:

1. معدل تسجيل الأصول: النسبة المئوية للمعدات والأجهزة المسجلة والمُعَلَّمة في نظام إدارة الأصول.
    

2. الالتزام بالصيانة: عدد أنشطة الصيانة المنجزة مقارنةً بالجدول الزمني.
    

3. دقة الأصول: نتائج عمليات التدقيق السنوية للأصول وتقارير المخالفات.
    

4. وقت تشغيل المعدات: النسبة المئوية للمعدات الحيوية التي تعمل دون انقطاع.
    

5. معدل الالتزام بمعايير السلامة: عدد حوادث السلامة المرتبطة باستخدام المعدات مقارنةً بإجمالي الاستخدام.